Mục lục
Sau khi áp dụng các phương pháp ở phần 1 để tìm được khách hàng và hiểu rõ về họ, đến phần 2, các bí quyết mà Tadu chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn tìm giải pháp và tạo ra dự án cho công ty thiết kế web của mình.
3. Khách hàng cần giải pháp chứ không phải sản phẩm
Một khi bạn đã tìm kiếm được những đối tượng có nhu cầu đối với dịch vụ thiết kế web của mình, hãy liên hệ với khách hàng để xin một cuộc hẹn hoặc xin phép được trao đổi nhiều hơn thông qua bất kỳ phương tiện nào: điện thoại, email, Zalo,…
“Việc bạn cần làm là tìm hiểu nhu cầu, mong muốn của khách hàng một cách rõ ràng và đầy đủ nhất có thể để đưa ra được những giải pháp tuyệt vời cho họ.”
Hiểu rõ khách hàng chính là nền tảng cốt lõi nhất để kinh doanh thành công. Vì vậy, đừng vội “khoe” những ưu điểm của mình, dù bạn đã từng tiếp xúc với khách hàng (qua buổi workshop chắng hạn) hay chưa thì bạn vẫn bắt đầu mọi việc bằng cách làm rõ mong muốn của khách hàng ở bạn.
Câu hỏi đơn giản và hiệu quả nhất mà bạn có thể sử dụng là “Tại sao?”: Tại sao khách hàng lại cần xây dựng một website mới?
Nếu bạn chỉ nhận được câu trả lời chung chung như “Chúng tôi muốn bắt đầu kinh doanh online”, hãy cố gắng tìm hiểu kỹ hơn nữa, hỏi thêm khách hàng về những yếu tố khác khiến họ cần đến dịch vụ thiết kế web của bạn. Chẳng hạn như:
- Họ cảm thấy trang web hiện tại không đẹp mắt
- Website khó sử dụng, người dùng thường xuyên phải hỏi cách hoạt động trên trang web
- Khách hàng muốn có trang web mới để tiến hành cung cấp thông tin và thu hút người dùng nhiều hơn,…
Quá trình khai thác thông tin thường sẽ không dễ dàng vì khách hàng rất ít khi nói ra vấn đề của mình, họ chỉ muốn bạn tạo ra một cái mới nhưng lại không đưa ra được mục tiêu cụ thể nào cả. Do đó, nếu bạn không khai thác được những gì khách hàng mong muốn, dự án có thể dễ lệch sang một hướng mới mà không thể đáp ứng được kỳ vọng của họ.
“Khi khách hàng đã liệt kê được tất cả những lý do khiến họ cần xây dựng một website mới, bạn hãy đề nghị khách hàng nhận định lý do nào là quan trọng nhất trong số đó.”
Khách hàng có thể gặp nhiều vấn đề khác nhau đối với một website, tuy nhiên, bạn nên để khách hàng quyết định vấn đề quan trọng nhất mà họ cần khắc phục. Ví dụ, khách hàng muốn website để giới thiệu sản phẩm, thúc đẩy bán hàng online hay chú trọng vào tương tác và bổ trợ cho bán hàng trực tiếp nhiều hơn? Mỗi một mục đích đều sẽ dẫn đến những yêu cầu thiết kế khác nhau.
Kết hợp với tất cả những lý do đã tìm được phía trên, bạn hãy đưa ra giải pháp cho những vấn đề website khách hàng đang gặp phải. Và đừng quên trình bày kế hoạch đó theo hướng Thiết kế này giúp được gì cho khách hàng, chứ không phải Thiết kế này có gì. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn ở phần “Cách tạo proposal thuyết phục khách hàng”.
Lúc đó, khách hàng sẽ nhận định bạn là một người giải quyết vấn đề giúp họ, chứ không phải là một lập trình viên hay thiết kế viên cho website nữa vì thực tế, khách hàng có thể không cần biết sản phẩm bạn tạo ra như thế nào, họ chỉ muốn biết hiệu quả mà nó có thể đem lại.
Ngoài ra, bạn nên tìm hiểu về ngân sách và thời hạn mà khách hàng mong muốn ngay ở giai đoạn này. Nếu khách hàng của bạn không nhắc đến ngân sách cụ thể, hãy thử đề cập trước với họ “Dự án của chúng tôi thường sẽ dao động trong khoảng A-B triệu đồng. Anh/chị có dự định chi ngân sách bao nhiêu cho giai đoạn 1 của website?”. Nếu họ đưa ra một mức giá không hợp lý với phạm vi dự án và cũng không đồng ý thỏa thuận, bạn hoàn toàn có thể kiếm những khách hàng mới phù hợp hơn với dự án của mình.
4. Cách tạo proposal thuyết phục khách hàng
Khi khách hàng đã tìm đến bạn và xác định được rõ nhu cầu thiết kế web của mình, thì đó là lúc bạn đưa ra giải pháp cho họ với một bản proposal thật thuyết phục để biến dự án đó thành hiện thực.
Được đúc kết từ hơn 20 năm kinh nghiệm viết proposal, trong đó bao gồm cả 10 năm với tư cách là một chuyên gia về web của Troy Dean, bạn có thể áp dụng cấu trúc sau đây để tạo nên những bản proposal hoàn hảo:
Mục 1: Giới thiệu vắn tắt
Bạn nên có một hoặc hai đoạn văn giới thiệu ngắn gọn về tình huống hiện tại và nêu lên được mối quan hệ sẽ hình thành giữa bạn với đối tác.
“Đây là những dòng đầu tiên mà khách hàng tiềm năng của bạn sẽ đọc. Vì vậy, quan trọng là bạn phải cho họ thấy được bạn hiểu đối tác cần gì và bạn muốn thực thi một dự án thành công”
Hãy nói một chút về tình hình kinh doanh của đối tác, tại sao họ cần dự án này và cần đến bạn để trợ giúp họ.
Mục 2: Mong muốn của đối tác
Phần này bạn nên liệt kê những mục tiêu – kết quả đối tác muốn đạt được sau khi dự án này hoàn thành.
Những mục tiêu này nên đảm bảo theo nguyên tắc SMART và được xác nhận từ khách hàng qua quá trình thảo luận trước đó.
Mục 3: Mong muốn của khách hàng mục tiêu
Phần thứ 3 trong bản dự án bạn nên đề cập đến những mong muốn, nhu cầu về website từ khách hàng mục tiêu của phía đối tác. Điều này sẽ cho thấy bạn quan tâm đến khách hàng của họ và có sự chuẩn bị kỹ càng cho dự án lần này.
Sau cùng, khách hàng và người dùng sẽ là người quyết định mức độ thành công và hiệu quả của website. Vì vậy, bạn hãy viết về “tại sao khách hàng cần/sẽ sử dụng website” phần này.
Mục 4: Đề xuất giải pháp
Đây là phần trình bày gọn và rõ ràng về giải pháp bạn đề xuất cho những vấn đề của đối tác. Đừng quá chú trọng về mặt kỹ thuật hay các thuật ngữ chuyên môn, hãy nói đến những lợi ích có thể đạt được, như vậy khả năng dự án của bạn được duyệt sẽ cao hơn nữa.
Ví dụ, thay vì nói về độ phức tạp và kết cấu công nghệ của Whois Privacy, bạn có thể trình bày một cách hiệu quả hơn rằng “Thông tin khi đăng ký web hosting của khách hàng sẽ được bảo mật tuyệt đối”. Đối tác thường không biết Whois Privacy là gì, nhưng họ có thể hiểu được lợi ích của tính năng đó thông qua cách bạn diễn đạt.
Ngoài ra, giải pháp của bạn nên chi tiết về cả quá trình trước, trong và sau khi website được thiết kế, như vậy có thể đảm bảo được độ bao quát toàn bộ dự án cũng như thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty bạn. Những tính năng khác mà đội ngũ thiết kế có thể thêm vào để tăng độ hiệu quả website, những tài liệu bạn có thể cung cấp để hỗ trợ khách hàng đều nên được đề cập và trình bày cụ thể trong phần này.
Mục 5: Thời gian thực hiện
Đặt ra một timeline rõ ràng sẽ giúp cả bạn và phía đối tác dễ dàng kiểm soát được tiến độ dự án. Đối tác cần biết được công việc kéo dài trong bao lâu và họ nhận được gì sau mỗi khoảng thời gian đó.
Đây là một ví dụ cơ bản về các tiến độ thực hiện theo dạng bảng. Bạn có thể trình bày theo nhiều cách khác nhau, miễn sao đảm bảo độ rõ ràng và dễ hiểu để đối tác nắm bắt được. Đối tác sẽ biết bạn đã có một quy trình chỉn chu để dự án hoàn thành đúng như mong đợi.
+ Giai đoạn Nghiên cứu (4 tuần): Tìm ra sitemap và prototype tương tác thích hợp để mọi chức năng có thể đảm bảo được kiểm tra và hoạt động trên trình duyệt
+ Giai đoạn Thiết kế (3 tuần): Thiết kế giao diện và trải nghiệm người dùng trên website để khách hàng truy cập có thể dễ dàng sử dụng và đáp ứng nhu cầu của họ
+ Giai đoạn Phát triển (4 tuần): Phát triển hoạt động website trên hệ thống quản lý nội dung WordPress
+ Giai đoạn Triển khai (1 tuần): Thử nghiệm lần cuối, gỡ bỏ lỗi trên hệ thống trước khi ra mắt website
Mục 6: Đầu tư
Thay vì nói đây là những chi phí khách hàng phải bỏ ra để trả cho dự án, bạn có thể trình bày những con số đó như là một khoản tiền đầu tư và kêu gọi đối tác đầu tư kinh doanh để biến dự án này thành hiện thực.
Đừng liệt kê những chi phí cụ thể cho từng vấn đề khác nhau như mức phí quản trị dự án, phí thiết kế hay phí mua CSS,… Hãy đưa ra một con số tổng biểu trưng xứng đáng với giá trị mà bạn có thể đem lại được thông qua dự án này.
Cách tốt nhất là bạn có thể chia chi phí thành 2 phần: đầu tư bắt buộc và đầu tư chọn lọc.
- Đầu tư bắt buộc:
Là những chi phí cần thiết, nhất định phải có để thực thi dự án. Bạn có thể đưa ra một con số tổng cho phần này, sau đó mới liệt kê những hạng mục nào sẽ dùng số tiền đó.
Ví dụ như “Dự án cần AAA triệu đồng cho những yếu tố thiết yếu sau đây để thực thi hoàn chỉnh: Xây dựng cấu trúc thông tin cho sitemap; Thiết kế giao diện và trải nghiệm người dùng; Thử nghiệm và loại bỏ lỗi; Ra mắt website;…..”
- Đầu tư chọn lọc:
Là chi phí dành cho những lợi ích bên cạnh, giúp tăng cường độ hiệu quả cho dự án như đã đề cập ở phần Giải pháp. Những mức đầu tư này có thể loại bỏ mà vẫn không ảnh hưởng đến tiến trình dự án, hoặc đối tác có thể lựa chọn và thương lượng lại mức đầu tư phù hợp hơn. Với loại phí này, bạn cũng đưa ra một con số tổng và liệt kê các hạng mục cần thiết tương tự như trên.
Một số hạng mục bạn có thể gợi ý để đối tác lựa chọn như: Chiến thuật tìm leads và tăng tỉ lệ chuyển đổi; Xây dựng nền tảng blog để cung cấp thông tin thu hút người truy cập; Thiết kế tính năng bình luận để tăng tương tác trên website; v.v….
Mục 7: Câu hỏi thường gặp
Đối tác sẽ bắt đầu nghĩ về những vấn đề có thể ảnh hưởng đến kết quả dự án, đặc biệt là sau khi họ được nghe trình bày về mức phí của dự án. Ví dụ như đối với dự án thiết kế web, đối tác sẽ quan tâm rằng liệu nó có hiệu quả hay không, khi nào thì nó tăng hạng trên Google, trong trường hợp website bị ngưng hoạt động thì ai sẽ là người chịu trách nhiệm và xử lý vấn đề đó như thế nào,…
Nếu bạn đưa ra được những tình huống có thể xảy ra khi thực thi dự án, đồng thời chuẩn bị giải pháp cho những vấn đề đó sẽ khiến đối tác yên tâm và tin tưởng vào dự án này hơn.
Mục 8: Ra quyết định
Kế tiếp, bạn nên liệt kê rõ ràng những việc mà đối tác cần làm trước và sau khi tiến đến quyết định có thông qua dự án này hay không. Bất kể bạn đang trình bày proposal trực tiếp hay gửi qua cho đối tác xem xét, hãy đảm bảo trong phần này có lời kêu gọi hành động để đối tác biết mình phải làm gì và những gì sẽ xảy ra tiếp theo đó.
Bạn có để đưa ra các bước đơn giản như: Thông qua hoặc tiến hành thương lượng/ làm rõ thêm về các điều khoản; Thanh toán trước (đặt cọc) 50% phí đầu tư dự án;… Sau đó, thông báo với đối tác nếu những bước này hoàn tất, hai bên có thể ra mắt giới thiệu đội ngũ thực hiện và bắt tay ngay vào dự án.
Mục 9: Thỏa thuận chung
Ở phần cuối cùng của proposal thường sẽ là các điều khoản và điều kiện hay một bản hợp đồng hoàn chỉnh. Bạn cần phác thảo ra được những gì thuộc trong phạm vi và những gì nằm ngoài phạm vi của dự án, nghĩa vụ của đôi bên, các vấn đề về thay đổi, tiến trình thanh toán, khoản đền bù,… và cần đạt được thỏa thuận chung với đối tác.
Một vấn đề thường gặp khi thực thi dự án thiết kế web là đối tác chậm trễ trong việc chuyển tải nội dung website để đội ngũ thiết kế thực hiện. Bạn cần phải nói rõ về vấn đề này, vì chậm trễ có nghĩa là toàn bộ tiến độ đều bị ảnh hưởng – bạn không hoàn thành kịp deadline và đối tác thì không nhận được những gì họ muốn trong thời gian hạn định.
Hãy phân biệt rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của hai bên trước khi bắt đầu để tránh các tranh chấp không đáng có.
Trong trường hợp dự án có nhiều vấn đề phức tạp hơn, hay bạn đang thương thảo với các tổ chức lớn, hãy tham khảo ý kiến từ luật sư để đảm bảo quyền lợi và đưa ra các điều khoản hợp lý, chặt chẽ nhất.
Trên đây là tất cả những phần cần có để bạn tạo ra một bản proposal hoàn chỉnh và hiệu quả nhất. Hãy đảm bảo bạn thể hiện được mọi ưu điểm của dự án để nhận được sự đồng ý từ khách hàng, giúp việc kinh doanh thiết kế web dễ phát triển và thành công hơn.
Đừng quên đồng hành cùng Tadu và theo dõi các phần tiếp theo trong chuỗi 10 bí quyết khởi động một doanh nghiệp thiết kế web thành công nhé bạn!
Phần 1: Hướng dẫn cách tìm kiếm khách hàng và phương pháp tổ chức các buổi workshop hiệu quả để khai thác khách hàng tiềm năng.
Phần 3: Phương pháp thu thập đủ “nguyên liệu” để tiến hành dự án, hướng dẫn kiểm soát phạm vi dự án, kiểm tra website trước khi khởi chạy và bật mí cách biến dịch vụ thành sản phẩm để tăng thêm lợi nhuận.
Phần 4 : Hướng dẫn định giá dự án, đảm bảo đem lại lợi nhuận và cách để tạo doanh thu định kỳ cho công ty của bạn.
