Mục lục
Đến giai đoạn này, chắc hẳn proposal của bạn đã được khách hàng duyệt rồi. Vậy bước tiếp theo mà Tadu muốn chia sẻ chính là: Làm thế nào để dự án tiến hành thuận lợi như dự tính? và Bí quyết giúp bạn tạo thêm lợi nhuận trong quá trình hoạt động.
5. Thu thập đầy đủ nguyên liệu cho dự án
Dự án của bạn đã được thông qua và có thời hạn yêu cầu để hoàn thành. Nếu muốn đảm bảo tiến độ thực thi, bạn nên chuẩn bị đủ nguồn tài nguyên cho toàn bộ dự án trước khi bắt đầu thực hiện.
“Vấn đề số 1 tác động đến tiến độ và lợi nhuận của dự án: Khách hàng không gửi thông tin, nội dung cần thiết cho tổ thiết kế trong thời gian hạn định”
Trước đây, thiết kế viên thường phải dành rất nhiều thời gian cố gắng đưa được nội dung của khách hàng vào giao diện họ đã thiết kế. Khách hàng lại chậm trễ trong việc cung cấp nội dung, cung cấp không hoàn chỉnh hay cần sửa đổi liên tục, gây ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ làm việc và hiệu quả của dự án.
Trong quyển “Transcending CSS: The Fine Art of Web Design”, tác giả Andy Clarke đã giới thiệu một khái niệm mới về cách thiết kế web “từ trong ra ngoài”. Nghĩa là, bạn cần có tất cả nội dung web từ phía khách hàng trước khi bắt đầu thiết kế. Lúc ấy, khách hàng cũng sẽ chịu một phần trách nhiệm để đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng tiến độ.
Trong trường hợp khách hàng không có kinh nghiệm làm nội dung website, bạn có thể yêu cầu thêm một khoản phí để nhận luôn phần việc này hoặc nhờ đến sự hỗ trợ của freelancer.
Chiến thuật hiệu quả để thúc đẩy khách hàng cung cấp nội dung
1) Tạo quyền truy cập phần mềm quản lý dự án cho khách hàng
Liên lạc qua email, tin nhắn yêu cầu khách hàng cung cấp nội dung có thể không đem lại hiệu quả mà còn làm ảnh hưởng đến không khí hợp tác giữa hai bên. Bạn không thể sử dụng ngôn từ, ngữ điệu quá gay gắt, cũng không thể gửi tin nhắn liên tục khi đối tác chưa cung cấp đủ nguyên liệu cho dự án này.
Phương án tốt nhất là bạn có thể tạo nhiệm vụ (task) bằng các ứng dụng quản lý công việc như Trello, Asana,…. về xây dựng nội dung website và giao phần nhiệm vụ này cho khách hàng để họ được đốc thúc, có trách nhiệm hơn, cũng giúp hai bên dễ dàng trao đổi trực tiếp và nhanh chóng hơn.
2) Đưa ra nhiều mẫu cấu trúc nội dung để khách hàng lựa chọn và điền thông tin vào chỗ trống
Đây là cách đơn giản giúp cho khách hàng biết mình cần làm gì và đáp ứng đủ các nội dung tổ thiết kế cần có. Bạn có thể tạo một biểu mẫu về cấu trúc nội dung bằng Google Form.
Một form mẫu có thể liệt kê các yếu tố cần thiết để khách hàng điền vào, ví dụ như:
- Lựa chọn loại trang web: Giới thiệu, Dịch vụ, Hướng dẫn, Liên hệ,…
- Điền thông tin về Tiêu đề chính và các Tiêu đề phụ
- Nhập nội dung cho phần thân trang
- Yêu cầu về phần kêu gọi hành động CTA
Nếu muốn mọi thứ mang tính chuyên nghiệp hơn nữa, bạn có thể thử thiết lập Advanced Custom Fields trên các trang của WordPress để quản lý nội dung. Sau đó, dùng thêm tiện ích mở rộng Advanced Forms tạo một form hoàn chỉnh để khách hàng cập nhật nội dung cho trang web. Hệ thống sẽ ghi nhận và gửi mail thông báo mỗi khi có nội dung mới được thêm vào, giúp bạn dễ dàng kiểm soát hơn.
Ngoài ra, trong quá trình thu thập nội dung từ phía khách hàng để dựng nên website, bạn còn có thể gặp những vấn đề khác như đội ngũ nhân sự điều hành chưa ưng ý về hình ảnh hoặc thông tin mô tả về họ và yêu cầu sửa đổi liên tục chẳng hạn, hãy nhấn mạnh để khách hàng biết họ càng mất nhiều thời gian cho quá trình cung cấp thông tin, thì cũng sẽ phải mất nhiều thời gian hơn so với deadline đã thỏa thuận mới có thể nhận sản phẩm hoàn chỉnh.
6. Phòng tránh các vấn đề phát sinh khi thiết kế
Giả sử, trong quá trình thiết kế, khách hàng đột ngột hỏi bạn “Những bài viết mà mỗi người dùng đã tương tác sẽ hiện ở đâu?”. Tuy nhiên, mục lưu trữ những nội dung đã tương tác này chưa từng được đề cập trong quá trình hai bên thảo luận trước khi thiết kế, đó là một vấn đề phát sinh.
Có hai lý do rất cơ bản khiến các tình huống tương tự xảy ra:
- Thứ nhất là đối với một dự án thiết kế website, những gì khách hàng mong chờ, cách họ tưởng tượng sẽ tương tác với website thực chất có thể không “đồng bộ” với phương án thiết kế mà bạn đưa ra
- Thứ hai, khi nói những thuật ngữ trong lúc thiết kế, cách thức hoạt động các chức năng, v.v… với bạn thì rất đơn giản và dễ hiểu, nhưng đây là những điều mà khách hàng tiếp xúc lần đầu tiên. Do đó, dù bạn có miêu tả bằng một file word chi tiết thì cũng chưa chắc chắn rằng khách hàng có thể hiểu đúng những gì bạn muốn nói
Quay lại trường hợp trên, người quản lý dự án cần biết rằng bên phía bạn chỉ thiết kế để tương tác với bài viết như kế hoạch ban đầu, họ phải nắm rõ phạm vi dự án của mình để ngăn cản các vấn đề phát sinh đó. Nếu không, khối lượng công việc sẽ tăng lên, độ phức tạp cũng cao hơn mà theo đó, thời hạn hoàn thành dự án cũng sẽ kéo dài hơn.
Cách tốt nhất là bạn có thể tạo ra một giao diện mô phỏng, để khách hàng trực tiếp trải nghiệm, đánh giá trong suốt quá trình thiết kế. Đừng ngại việc lúc đó website còn chưa có được một “diện mạo hoàn mỹ”, hãy để khách hàng biết website sẽ hoạt động như thế nào. Họ có thể truy cập, sử dụng như một người dùng thực thụ để dễ dàng hiểu được flow và mọi chức năng mà website cung cấp thay vì phải đọc rất nhiều tài liệu chuyên môn.
“Hãy đảm bảo giao diện mô phỏng đơn giản để khách hàng dễ hiểu và nhanh chóng ‘chốt’ các chức năng trên website”
Bạn cũng có thể nhờ đến công cụ hỗ trợ như projecthuddle.io, ứng dụng này sẽ cho phép khách hàng để lại đánh giá, hoặc yêu cầu chỉnh sửa theo dạng giấy note trên từng thành phần của website. Và sau khi thống nhất mọi ý kiến, lúc ấy tổ thiết kế mới bắt tay vào thiết kế lại giao diện người dùng, như vậy có thể đảm bảo được hiệu quả, tiến độ cũng như đáp ứng được mong đợi của khách hàng.
7. Chuẩn bị khởi chạy website của khách hàng
“Công việc của bạn là đảm bảo website đã hoàn toàn sẵn sàng để ra mắt, giúp khách hàng tự tin ra quyết định khởi chạy website”
Bên cạnh quá trình kiểm tra về nội dung và kỹ thuật, khách hàng cũng cần có sự chuẩn bị về phương thức hoạt động sau khi khởi chạy website. Bạn hãy thử nêu lên các vấn đề sau đồng thời giải đáp các vấn đề trong khả năng để khách hàng có thể chuẩn bị tâm lý và hành động một cách chu toàn nhất:
- Khách hàng có cảm thấy website đã đủ để giúp họ đạt được mục tiêu đề ra?
- Website đã thể hiện được mục đích và đối tượng khách hàng nhắm đến chưa?
- Nội dung website đã rõ ràng, bao gồm đầy đủ các phần kêu gọi hành động hay chưa?
- Khách hàng có nhân viên chuyên về phân tích bảng báo cáo đánh giá từ Google không?
- Khách hàng có đủ kế hoạch nội dung website trong vòng ít nhất 1 năm hay không?
- Khách hàng đã chuẩn bị quảng bá cho website trên các kênh truyền thông khác chưa?
- Khách hàng có chuẩn bị đội ngũ nhân sự để chăm sóc khách hàng, tiếp nhận và giải quyết các mẫu thông tin được điền trên website không?
- Nếu có sử dụng tính năng trò chuyện trực tiếp, ai là người sẽ đứng ra điều hành và phản hồi cho người dùng?
- Khách hàng đã chuẩn bị tinh thần cho việc “cần có thời gian để website thu hút được người dùng” hay chưa?
- Hệ thống email marketing có hoạt động tốt và sẵn sàng tìm kiếm email?
- Khách hàng đã được hướng dẫn cách sử dụng hệ thống quản trị nội dung CMS chưa?
- Khách hàng đã biết về kế hoạch chăm sóc website cũng như người sẽ hỗ trợ website trong tương lai chưa?
Trên đây tuy đều là những câu hỏi cơ bản nhưng có một hệ thống chuẩn bị rõ ràng sẽ giúp mọi người dễ dàng kiểm soát, đảm bảo chất lượng website trước và ngay giai đoạn đầu sau khi ra mắt. Một khi đã ổn thỏa những vấn đề trên, khách hàng chắc chắn sẽ có nhiều niềm tin hơn để cho ra mắt website mới của mình.
Danh sách các yếu tố cần kiểm tra trước khi khởi chạy website
Mỗi website đều có kết cấu và mục đích khác nhau, do đó danh sách các yếu tố cần kiểm tra trước khi ra mắt cũng sẽ có nhiều điểm khác biệt. Tuy nhiên, vẫn có những yếu tố cơ bản mà bạn có thể áp dụng để kiểm tra hầu hết các loại website.
Nội dung website, tối ưu SEO, xác nhận HTML, CSS, khả năng truy cập, lướt web, độ tương thích với nhiều thiết bị, kiểm tra chức năng, tính năng điền form, tối ưu hóa hình ảnh/JavaScript/CSS, bảo mật, font chữ, khai báo lỗi 301, xác minh Google, hệ thống CDN, tối thiểu hóa trang 404, v.v… đều là những yếu tố cần thiết, cần được kiểm tra trước khi website ra mắt nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả nhất.
Thêm vào đó, bạn hãy chắc chắn rằng hệ thống quản trị nội dung CMS cũng như các giao diện, plugin của website được cập nhật phiên bản mới nhất và chuẩn bị sẵn kế hoạch sao lưu hàng tuần để hạn chế tối đa các vấn đề có thể xảy ra cho website.
Quá trình này càng chi tiết, bạn càng kiểm tra cẩn thận, tỉ mỉ thì yếu tố chính xác sẽ càng cao. Bạn nên tạo một checklist đầy đủ các yếu tố cần thiết, có thể sử dụng công cụ đơn giản như Excel để thiết kế một bảng kiểm tra bao gồm:
- Hạng mục: Các yếu tố cần kiểm tra
- Người phụ trách: Người chịu trách nhiệm/thực hiện các yếu tố đó
- Người kiểm tra: Người kiểm tra và xác nhận sau cùng
- Hoàn thành: Checkbox để tick vào xem công việc đã được thực hiện/hoàn thành hay chưa
- Ghi chú: Khi có điểm nào cần sửa lại, hãy ghi chú rõ ràng vấn đề, phương án giải quyết (nếu có), người phụ trách và thời hạn để giải quyết
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo và sử dụng trực tiếp checklist này để tiến hành công việc kiểm tra của mình trước khi website được khởi chạy.
8. Thêm lợi nhuận bằng cách đóng gói dịch vụ
Đối với những dịch vụ không cần một khách hàng phải sử dụng liên tục nhiều lần như thiết kế website mới, làm sao để bạn giữ chân khách hàng cũ hoặc vẫn kiếm thêm lợi nhuận khi đang thực hiện dự án cho những khách hàng mới?
“Biến dịch vụ trở thành một sản phẩm chất lượng và bán chúng online”
Trước tiên, hãy phân biệt rõ giữa hai loại hình sản phẩm và dịch vụ.
- Dịch vụ là một thứ mà bạn sẽ bán một lần cho một khách hàng, đòi hỏi sự tương tác cao giữa bạn và khách hàng
- Sản phẩm là một thứ bạn chỉ cần tạo ra một lần và bán lại cho nhiều khách hàng khác nhau, không yêu cầu cao về độ tương tác
Bất cứ doanh nghiệp kinh doanh mảng dịch vụ nào cũng sẽ đối mặt với nguy cơ mất ổn định về lượng khách hàng, dự án và lợi nhuận có thể đạt được. Do vậy, bạn có thể chọn phương án đóng gói dịch vụ của mình thành các sản phẩm hữu ích, phục vụ lâu dài cho khách hàng theo những gợi ý dưới đây.
Một số ví dụ về cách đóng gói dịch vụ thiết kế web
Khóa học online
Đây có lẽ là cách đơn giản và dễ dàng nhất mà nhiều doanh nghiệp có thể sử dụng: phát triển những kiến thức và kinh nghiệm của bạn trong quá trình tư vấn dịch vụ trở thành những khóa học online. Nếu bạn lựa chọn chủ đề và cung cấp những kiến thức thu hút được người dùng, họ có thể sẽ trả phí để được tham gia những khóa học online đó.
Ưu điểm của phương pháp này chính là bạn chỉ cần tiến hành chia sẻ một lần trước camera và những chia sẻ đó có thể dễ dàng tiếp cận đến nhiều khách hàng khác nhau. Bên cạnh đó, bạn sẽ nhận được thêm doanh thu từ mức phí của khóa học, được khách hàng nhận định ở vị trí của một tác giả/chuyên gia mà sau đó, chính những “học viên” tham gia khóa học này có thể mời bạn đến hợp tác hoặc tư vấn, giải quyết vấn đề cho họ.
Chương trình chăm sóc website
Thiết kế website là một dịch vụ chuyên biệt cho từng khách hàng khác nhau. Tuy nhiên, tất cả những công việc khác như duy trì website, cập nhật phần mềm, quét bảo mật và sao lưu dữ liệu đều là những công việc mà bất cứ website nào cũng cần thực hiện thường xuyên trong một thời gian dài.
Do đó, bạn có thể cung cấp những gói dịch vụ đơn lẻ như trên, hoặc đóng gói tất cả thành một sản phẩm “Chăm sóc website toàn diện” và bán chúng online, như vậy khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn và đặt dịch vụ của bạn bất cứ lúc nào.
Hãy tận dụng nguồn lực của công ty mình để thiết kế một trang cung cấp giá, thông tin chi tiết, các dịch vụ có/không có trong các gói dịch vụ trên website chính của công ty. Cuối cùng, đảm bảo đội ngũ thực hiện đúng với nội dung mô tả gói dịch vụ để tạo độ uy tín, chất lượng và thu hút được nhiều khách hàng hơn nhé.
Các thiết kế kỹ thuật để hỗ trợ khách hàng
Nếu bạn có thiết kế các ứng dụng Android, hẳn bạn sẽ biết đến DroidUX – một thư viện lưu trữ các thiết kế về giao diện, thành phần, mô hình mẫu,… có chất lượng để tạo ra những ứng dụng đẹp và tương thích tốt hơn trên điện thoại. DroidUX đã đóng gói dịch vụ thiết kế của họ thành những sản phẩm thực tế và đã bán được các thiết kế này cho hàng triệu khách hàng trên toàn thế giới.
“Hãy sử dụng trí tưởng tượng, sự sáng tạo và tận dụng nhu cầu của người dùng để tìm ra được những dịch vụ bạn cung cấp có thể ‘đóng gói’ thành sản phẩm”
Một khi bạn đã tìm ra được những dịch vụ có thể cung cấp nhiều lần cho khách hàng, bạn có thể tạo một tài liệu chi tiết để vừa tư vấn cho khách hàng, vừa đào tạo cho đội ngũ thực hiện đảm bảo được chất lượng trong quá trình kinh doanh và cung cấp gói dịch vụ đó.
Trên đây là các bí quyết để bạn đảm bảo dự án phát triển đúng hướng đồng thời tạo thêm được nguồn thu mới để đảm bảo tài chính cho công ty trong quá trình kinh doanh thiết kế web.
Đừng quên đồng hành cùng Tadu và theo dõi các phần tiếp theo trong chuỗi 10 bí quyết khởi động một doanh nghiệp thiết kế web thành công nhé bạn!
Phần 1: Hướng dẫn cách tìm kiếm khách hàng và phương pháp tổ chức các buổi workshop hiệu quả để khai thác khách hàng tiềm năng.
Phần 2: Giới thiệu cách tìm hiểu khách hàng và đưa ra giải pháp cho họ, đồng thời cung cấp hướng dẫn tạo proposal hoàn hảo để dự án nhanh chóng được thông qua.
Phần 4: Hướng dẫn định giá dự án, đảm bảo đem lại lợi nhuận và cách để tạo doanh thu định kỳ cho công ty của bạn.
